Начните с группы, а не со списка шоу
Выпускной объединяет детей с разными интересами и привычками. До выбора программы уточните возраст выпускников, количество участников и будут ли рядом младшие братья и сёстры. Расскажите, что детям нравится: подвижные игры, приключения с героями или участие в шоу. Это поможет обсудить формат для всей компании.
Назначьте одного человека, который соберёт пожелания родителей и будет согласовывать программу с нами. Так проще передать актуальное число детей, изменения по времени и окончательный состав заказа.
Уточните условия площадки
Мы проводим выездные праздники в детских садах, школах, кафе, студиях и на уличных площадках. Собственной площадки у агентства нет. Узнайте, сколько места можно выделить для игр, где разместить оборудование и есть ли доступ к электричеству для выбранного формата.
Если мероприятие проходит в саду или школе, согласуйте с площадкой время доступа, музыкальное сопровождение и допустимые шоу. Для праздника на улице заранее обсудите условия и возможное изменение плана при неподходящей погоде. Фотографии места помогут уточнить детали до заказа.
Подберите число ведущих под компанию
Для небольшой компании и большой группы нужен разный подход к играм. По опыту нашей работы, на выпускном примерно для 30 детей обычно предлагаем двух аниматоров и звук. Это пример состава, а не обязательное правило для любого числа участников.
Ведущих подбираем с учётом возраста, площадки и формата программы. В обычном пакете базовая цена включает одного аниматора, второй оплачивается отдельно по тарифу этого пакета. В программе трансформеров уже двое: большой герой и напарник в обычном костюме. Эти варианты не нужно считать одинаково — итоговый состав согласуем заранее.
Обсудите звук и микрофоны отдельно
В группе важно, чтобы дети слышали ведущих и понимали задания. Для выпускных можем предложить комплект: колонка JBL PartyBox 1000 и два микрофона Shure. Уточним, нужен ли он вашей площадке и выбранной программе.
Если у площадки есть своё оборудование, сообщите об этом до заказа и обсудите возможность его использования. Не считайте звук автоматически включённым в любую анимацию или пакет: состав и стоимость оборудования должны быть понятны в согласованном предложении.
Выберите программу с понятной последовательностью
Можно начать с анимации или выбрать пакет с шоу. Азотное, серебряное шоу и интерактивная сладкая вата дают разные варианты продолжения праздника. При выборе учитывайте интересы детей, свободное пространство и время, которое вы готовы выделить на развлечения.
Сравните этапы пакетов и время работы ведущих. Некоторые программы завершаются фоновой музыкой, пока команда собирает оборудование: в этот момент игры и дискотеку никто не ведёт. Дополнительные шоу, ведущие и оборудование меняют состав заказа, поэтому полный расчёт подтверждаем до мероприятия.
Оставьте время для поздравлений и фотографий
На выпускном могут быть выступления детей, слова педагогов, вручение подарков, угощение и общие фотографии. Составьте последовательность этих моментов и обсудите, где начинается и заканчивается работа аниматоров. Если герои должны участвовать в поздравлении, заранее согласуйте это в пределах программы.
Не назначайте развлечения на ту же минуту, когда идёт официальная часть или гости ещё собираются. Время доступа к площадке и завершения аренды тоже важно: подготовка, программа и семейные планы должны помещаться в согласованный график.
Что сообщить при обращении
Пришлите дату, адрес, возраст и количество детей, желаемое время начала и окончания. Добавьте сведения о площадке, её оборудовании и официальной части. Укажите понравившийся пакет или героев, пожелания к шоу и число ведущих, если уже определились.
Если состав пока не выбран, начнём с этих сведений и предложим подходящий вариант. Стоимость удалённого выезда уточняем по адресу. До праздника согласуем программу, оборудование и итоговую цену; оплата — после проведения мероприятия.